Значительную часть личного общения постепенно заменяет электронная почта — даже при деловых переговорах. Авторы почты Boomerang проанализировали 5 миллионов писем и выяснили, как добиться большего количества ответов. Мы собрали главные результаты их исследования.

Пиши понятно и доступно

Даже гениальная идея останется без внимания, если текст будет скучным и непонятным. Обилие умных слов и длинные предложения вызывают желание удалить письмо. Только 39% адресатов отвечают на письма в академическом стиле. Если написать то же самое словами, понятными школьнику — число ответов возрастет на треть.

 

 

Даже упрощенные тексты "детсадовского уровня" вызывают больший отклик, чем сложные послания. Нет, люди не стали глупее. Просто количество окружающей информации выросло в разы, и на вдумчивое чтение не остается времени. Возможно, твоё письмо просмотрят "по диагонали" или будут читать с экрана смартфона. Чтобы текст запомнился, его нужно избавлять от сложных оборотов и канцелярита. Не обязательно писать так, словно ты общаешься с ребенком, но письмо без громоздких фраз будет гораздо проще и интереснее.

Добавь в текст немного эмоций

Получатели реже всего реагируют на сообщения, лишенные эмоций. Лучше добавить эмоциональные выражения — даже негативные.  Потому что мы автоматически хотим ответить на похвалу, упрёки или другие эмоции в наш адрес. На письма в стиле "В Вашем магазине со мной были не очень вежливы, могли бы вы учесть мой отзыв?" отвечают реже, чем на сообщения вида: "Со мной в Вашем магазине обошлись по-хамски. Пожалуйста, измените отношение персонала к клиентам". Так ты привлечешь внимание и покажешь, что проблема действительно важна. Еще эффективнее действуют позитивные выражения.

 

 

Главное — не переусердствовать. Комплименты в каждом предложении заставят сомневаться в искренности. А за письма с грубой руганью или угрозами получатель отправит тебя в черный список.

Избегай слишком коротких сообщений

Да, выше мы писали, что письма должны быть понятными. Но краткость и простота — разные вещи. Сообщение из 10 слов привлекает внимание только трети респондентов. Любимый размер читателей — 75-100 слов. На письма такого размера ответила половина адресатов. А если текста больше — это тоже не проблема. Если вместо 75 слов использовать 175, количество ответов упадет всего на 4%, а рассказать получится в два раза больше. Поэтому гнаться за краткостью нет смысла — лучше написать максимально понятное и логичное сообщение.

 

 

Задавай несколько вопросов

Важным для участников исследования оказалось количество вопросов в письмах — в зависимости от него процент ответов меняется на треть. Хуже всего написать вообще без вопросов. Но их количество зависит и от смысла письма. Если спрашивать не к месту, даже правильное количество не поможет.

 

 

Впрочем, даже если выполнить все советы, это не гарантирует ответа на e-mail — половина пользователей в любом случае игнорируют письма. Многочисленные анализы переписки вплоть до изучения времени отправки письма и используемых слов не учитывают того, что сообщение может быть просто неинтересно получателю. Но делать текст более живым и понятным все равно стоит. Тем более, значительная часть делового общения переходит из электронной почты в социальные сети, где читать длинные и запутанные сообщения еще менее удобно.

via