Вы думаете, что в нерабочее время люди используют телефон, чтобы делать селфи, играть или снимать смешные ролики для YouTube? Исследования показали, что большую часть времени вне офиса мы тратим на деловую переписку — в том числе по вечерам и на выходных. Этому занятию люди посвящают до 13 часов в день. 

Постоянное наличие умных устройств под рукой, бизнес-лекции о необходимости отвечать на письма быстро и кажущаяся легкость этого процесса приучили нас к тому, что на деловые сообщения необходимо реагировать сразу же — вне зависимости от дня недели или времени суток.

Смартфоны привели к обесцениванию рабочего времени. Никто больше не воспринимает ваш выход из офиса как окончание рабочего дня. Вы на работе до тех пор, пока проверяете почту и отвечаете на нее. То есть практически бесконечно. А подобный образ жизни ведет к низкой эффективности, с которой компании как раз пытаются бороться.

Например, некоторые организации проводят тренинги для сотрудников по теме "Как эффективно работать с почтой" или рекомендуют отключать почтовые клиенты на выходные и на время отпуска. Но даже такая забота со стороны руководства не может победить наши собственные психологические комплексы. Многим кажется, что почту необходимо проверять каждые пять минут — чтобы оставаться в курсе событий или не обидеть коллегу запоздалым ответом.

Похоже, смартфоны стоило бы чуть усложнить, а программы для работы с почтой — просто перенастроить. Некоторые простые правки почтовых клиентов помогли бы нам лучше держать баланс между работой и личной жизнью.

1. Ограничение на функцию "Ответить всем"

Тонны писем попадают в ваш почтовый ящик, потому что отправитель продолжил предыдущую цепочку писем, не слишком задумываясь о том, всем ли в ней необходимо получить его информацию. Если данные в первом письме были актуальны для всех, то это вовсе не значит, что сотое письмо с процессом обсуждения деталей проекта должно разойтись на десяток получателей.

Часто функцией "Ответить всем" пользуются и представители компаний, которые стремятся донести свою идею до максимального количества "слушателей". Это важно для них. Но чаще всего совершенно не важно для вас.

Выход из ситуации — установление лимитов на рассылку писем. Организации могут ограничить максимальное число получателей. Системные администраторы легко справятся с такой задачей.

2. Обязательное указание важности письма

Не все письма одинакого полезны. Точно также не все они одинаково важны. Большая часть из них вообще не требует ответа. Но сотрудник, получивший e-mail от руководства, автоматически начинает волноваться и угадывать степень значимости письма. На него нужно ответить сразу или все-таки можно 10 минут повременить? Подождет ли информация до утра, если сейчас почти полночь?

Microsoft Outlook, например, позволяет промаркировать письма как "требующие ответа", "информационные" и "не требующие ответа". Кроме того, программа позволяет указать, как срочно нужен ответ на письмо. Помеченные таким образом сообщений намного проще разбирать получателю — они позволяют не просто читать весь поток входящей корреспонденции, но и адекватно и эффективно на нее реагировать.

Конечно, отправители могут злоупотреблять маркерами. Некоторые считают все свои письма самыми важными и самыми срочными в мире. Но после 2-3 писем "ни о чем" с пометкой "срочно" у человека сформируется определенная репутация, и все его "важные" письма будут прочитаны в последнюю очередь.

Конечно, простая рекомендация менеджмента не приучит всех в офисе маркировать исходящие письма. Но для этого и нужны программисты, в чьих силах сделать подобную отметку такой же обязательной, как и электронный адрес получателя — письмо без указания срочности и важности просто невозможно будет отправить.

3. Фильтрация писем перед отправкой на телефон

Пусть в нерабочее время на смартфон пересылают только сообщения с избранных мэйлов или помеченные как "срочные". Все остальные вполне могут подождать до тех пор, пока вы не вернетесь в офис к 9 утра.

Таким образом вы не пропустите ничего важного и вместе с тем не будете подскакивать от извещения о новых письмах каждые 10 минут, оставляя своих близких без внимания и отвлекаясь от домашних дел. Если у вашего коллеги после окончания рабочего дня пришла в голову ценная идея — письмо с сообщением о ней не доставит проблем ни автору, ни другим сотрудникам.

4. Правильные настройки планировщика совещаний

Еще одна причина, по которой мы так привязаны к проверке почты на телефоне в нерабочее время — то, что весь рабочий день мы вынуждены проводить на встречах и совещаниях. Outlook частично решает и эту проблему. Например, календарь можно настроить таким образом, чтобы менедмент не мог запланировать больше 3-5 рабочих часов на проведение встреч. Так что хотя бы некоторое время вы сможете посвящать собственно работе, а не обсуждению недостаточно высоких показателей эффективности.

Другой вариант использования той же технологии — запрет на планирование встреч в определенные часы рабочего дня, например, утром и вечером. У вас и ваших коллег останется время на то, чтобы перекусить и попытаться наверстать упущенное за время собрания, закончив необходимые дела и ответив на почту до ухода из офиса.

via