В США, Британії, Австралії теми про тайм-менеджмент включені в шкільні уроки (принаймні, так нам підказав chatGPT). Але якщо ти вчився в Україні, то із ймовірністю 90% лише в університеті дізнався про те, що розумні люди давно придумали способи ефективно розподіляти свій чат, щоби і по роботі все встигати, і був час на сім’ю, відпочинок та донати на ЗСУ. 

 

Допоможемо закрити прогалину в освіті — із цієї статті ти дізнаєшся про головні лайфхаки, які допоможуть не здохнути під навалою роботи. 

1. Пріоритизуй задачі 

Знати, яке завдання важливіше, а яке можна відкласти на потім — головне правило тайм-менеджменту. Почни зі списку проєктів та задач і оціни наскільки вони важливі та термінові. Є кілька способів правильно це зробити. 

Як розставити пріоритети? Матриця Ейзенхауера 

Матриця Ейзенхауера — популярний і практичний спосіб розібратись із завалами. Береш аркуш паперу, розділяєш його на чотири частини, як показано нижче, і вписує задачі у відповідну частину матриці. Частини такі:

• терміново і важливо — треба зробити зараз; 

• не терміново і важливо — можна відкласти на потім; 

• терміново і не важливо — треба делегувати; 

• не терміново і не важливо — взагалі викресли цю задачу зі списку. 

 

 

Які цілі ставити? Правило SMART 

Підхід для визначення того, наскільки правильними є поставлені задачі. Вони повинні бути Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. 

 

Specific — конкретна ціль: добре визначена, без абстракції. 

Measurable — вимірювана: можна точно оцінити результат і прогрес. 

Achievable — досяжна: реалістична з урахуванням ситуації та ресурсів. 

Relevant — актуальна: ціль повинна бути пов’язана з поточними потребами, пріоритетами. 

Time-bound — має часові рамки, в які потрібно вкластись. 

 

Ось приклади: 

• навчитись виступати перед великою аудиторією — не підходить; 

• до конференції (через 6 місяців) перестати заїкатись перед великою аудиторію, для цього відвідати курс ораторського мистецтва і прочитати 3 доповіді перед колегами — підходить. 

Ви писали про делегування… Тобто можна просто роздати задачі іншим і контролювати їх виконання? 

Не плутай делегування зі спихуванням задач на інших задач, які ти маєш виконати. А перед тим як делегувати переконайся, що у тебе є такі повноваження і підлеглі, які здатні виконати поставлені завдання

 

Але якщо ти все ж таки можеш делегувати щось комусь, то от як це правильно зробити.

 

1. Визнач, які задачі можна делегувати — ті, які не є визначальними для твоєї роботи і які хтось інший здатний виконати. Determine which tasks are non-essential to your role and can be handled by someone else.

2. Обери кому делегувати — людину, у якої є відповідні знання та вміння, яка може її виконати без постійного нагляду. 

3. Надай зрозумілі інструкції: що треба зробити і чому, який результат очікуєш, які дедлайни. 

4. Монітор прогрес, надавай допомогу, якщо потрібно. 

5. Надавай фідбек, щоб виконавець розумів, чи ти задоволений, чи ні, і чому саме, що можна було зробити краще. 

2. Сфокусуйся лише на одній задачі за раз, багатозадачність = непродуктивність 

А не розділяй свою увагу на кілька задач відразу. Бо щоб досягти пристойного результату, найчастіше, треба зосередити на задачі всі ресурси, всю увагу. Які розмиваються, коли ти постійно перемикаєшся між задачами. І на виході замість одного гарного результату ти, скоріше, отримаєш два поганих. 

3. Не відволікайся: закрий браузер, вимкни сповіщення, ̶в̶и̶к̶и̶н̶ь̶ ̶т̶е̶л̶е̶ф̶о̶н̶ 

Проведи експеримент — наприкінці робочого дня зазирни в додаток телефона, який показує, скільки часу якими додатками ти користувався. Хоч особистий приклад автора — це ще не науково доведений факт, але коли автор так зробив, то сильно здивувався, і скоріше за все ти також здивуєшся. 

Ми — інтернетозалежні

Людина, яка придумала, що кожен додаток має постійно видавати якісь звуки, а стрічка в соцмережах прокручуватись нескінченно, вже, напевно, стала мільярдером. Інтернет спеціально створений так, щоб ми хотіли там залишатись. Щоб ми боялись щось пропустити. Тягнули руку до телефона коли отримуємо нове сповіщення. Стресували від довгої відсутності онлайн. Він буквально робить нас інтернетними наркоманами. Тому краще силою волі припинити годувати своє внутрішнє ненажерливе новинне/соцмережне/месенджерське звірятко як тільки воно попросить їсти. Замість цього треба встановити певні часові проміжки, в які ти вибираєшся онлайн, а також обмежувати тривалість цих проміжків. Повір, якщо почнеться ядерна війна, ти точно про це дізнаєшся, і не з анонімних телеграм-каналів. Тому навчись забивати на них, коли вони заважають. 

 

Ще добре було б, якби в команді були певні правила комунікації, скажімо, робочі питання писати на пошту чи в конкретний месенджер, не дзвонити, якщо хтось не відповідає аж 10 хвилин, писати всю думку в одному повідомленні, а не слати 10 повідомлень по одному реченню тощо.

4. Роби перерви під час роботи 

Після певного часу напруженої роботи давай мозку відпочити і перезавантажитись. Це посилює навичку фокусуватись на роботі, зменшить стрес, дасть змогу поповнити запас енергії, підвищить настрій. Зменшить втомлюваність та ризик вигорання. Врешті, позитивно впливатиме на здоров’я. 

 

Хороша перерва має бути наповненою сенсом. А ідеальна — ще й фізичною активністю. Піти на перекур — це не перерва, бо паління травмує організм, а не дає йому перепочинок. Можна прогулятись на вулиці, почитати, поговорити з людьми, помедитувати, послухати аудіокнигу або просто нічого не робити. 

 

Фахівці найчастіше радять робити перерву на 5-15 хвилин через кожну годину роботи. 

5. Плануй вільний час і використовуй його з користю 

По-хорошому, тайм-менеджмент не повинен закінчуватись із кінцем робочого дня. Це не примочка виключно для роботи, вільний час також корисно планувати. Спробуй, і побачиш, що у тебе раптово з’являється час і на пробіжки, і на курси по такмеду, і на самоосвіту. 

 

Життя було би простішим, якби це розповідали у школі, правда? А на скільки більше корисного можна було б зробити…