Життя без папірців: як в Україні впроваджують цифровий документообіг

Україна переходить в онлайн. Розібрались, коли це станеться та яким буде наше життя без паперових довідок.

Цю статтю ми написали за матеріалами форуму "Бізнес без паперу".

Україна вирубала 1 000 гектарів лісу на один лише журнал про державні закупівлі

Щорічно в Україні відбувається 1 мільйон процедур державних закупівель — це близько 4 тисяч щодня. До створення електронної тендерної платформи ProZorro 15 років друкувався "Вісник державних закупівель", в якому публікували всю інформацію про них. На це пішло 1000 га вирубаних лісів.

 

За 2,5 роки на ProZorro завантажено 85 терабайт файлів, третина з яких ніколи не друкувалася. Для того, щоб роздрукувати таку кількість інформації, знадобилось би півтора мільярди листів паперу та 100 фур, щоб усе це перевезти. А якщо перевести це в дерева, то довелось би вирубати майже весь Центральний парк в Нью-Йорку або 150 га лісу.

7 200 тонн паперу щомісяця йде на чеки з магазинів

Щомісяця в Україні видається 500 млн фіскальних чеків — це 7200 тонн паперу, які ми носимо в кишенях, сумках та гаманцях.  

 

Але скоро касові апарати взагалі підуть у минуле — всі будуть використовувати електронні чеки. За бажанням продавця чек можна буде не друкувати, а відправити на e-mail, смскою, qr-кодом, через Вайбер або інший мессенджер.

 

Які переваги отримує бізнес завдяки електронним чекам?

  • Економія на обладнанні.

  • Економія на щомісячному обслуговуванні.

  • Мобільність та можливість підлаштувати бізнес під потреби клієнта.

  • Можливість переходу на самообслуговування.

  • Відкритий API.

  • Управління онлайн.

  • Щоб взаємодіяти з цим сервісом, потрібно мати тільки ЕЦП.

Більше жодних черг: всі державні послуги перейдуть в інтернет

Амбіційні плани Міністерства цифрової трансформації — 100% держпослуг онлайн, 20% з яких повністю автоматизовані. Послуги будуть доступні через портал із набором державних сервісів "Дія" — "Держава і Я", для якого також створять додаток на телефон. У мінцифрі розраховують, що до 2020 року приблизно 20 послуг вже будуть доступні онлайн. У першу чергу хочуть спростити процедури для бізнесу: відкриття та закриття підприємництва, визначення КВЕД, вибір системи оподаткування. Все це можна буде зробити за допомогою сайту, навіть не володіючи спеціальними знаннями.

Все це дуже гарно виглядає, та як щодо реальних прикладів з українського бізнесу?

Кейс: Бізнес-трансформація в "Лайфселл"

Не кожен бізнес працює з такою кількістю  клієнтів, як мобільний оператор, а це мільйони. До того ж компанія має біля 1000 чоловік персоналу, тому одна з її основних потреб — перевести рутинні процеси в електронний формат.

 

"Лайфселл" поставили собі за мету діджиталізувати зовнішній документообіг з 6 тисячами партнерів та десятками тисяч контрактних клієнтів. Річний документообіг компанії складав 600 тисяч документів, коштував від 500 тисяч до мільйона доларів, а підписання паперів займало 27 днів на рік. 

 

Спочатку був проведений тестовий запуск із найбільш лояльними партнерами. В результаті через 2-3 місяці 97% учасників експерименту перейшли на електронний документообіг. А процеси, які займали 2-3 тижні, скоротилися до 1-2 днів. Після цього була проведена масштабна агітаційна кампанія всередині "Лайфселл", і спротив персоналу суттєво знизився. Наразі 50% процесів вже існують в електронному вигляді: у хмарну систему "Вчасно", з якою працюють вже 200 співробітників, переведено 120 тисяч документів. На черзі — переведення в електронний вигляд бухгалтерських внутрішніх документів.

Кейс: Як "Розетка" відмовилася від паперу в роботі з постачальниками

Проєкт цифровізації документообігу у "Розетці" почали з постачальників: з ними працюють комерційний відділ, відділ закупівель, склад і бухгалтерія. До автоматизації на обробку одного замовлення витрачалося не менше 50 хвилин.

 

Змінам піддали наступне:

  • в комерційному відділі: е-специфікація, прайси, оновлення наявності товарів у постачальника, підпис за допомогою Е;

  • в закупівлях: розумна діагностика, підбір постачальника;

  • на складах: автоматизований факт прийняття товару;

  • в бухгалтерії: завірення документів без бухгалтера, миттєве корегування та підписання документу.

Після проведення трансформації робота з постачальниками значно прискорилась, а розходження у документах знизилися на 50%. Наразі всі постачальники маркетплейса — більше 10 000 — працюють з договорами та всією документацією через особистий кабінет.

 

В планах — перевести гарантійні талони в цифру, але поки що законодавство цього не дозволяє. Та вже скоро можна буде загублений талон відновити у власному кабінеті, і він буде прийнятий у сервісному центрі. 



Все це: і перехід держпослуг до інтернету, і зміни в бізнесі — частина глобального процесу під назвою "цифрова трансформація". В рамках трансформації держава та компанії стають зручними, непомітними сервісами та підвищують свою ефективність.

Хочеш дізнатися більше про те, як українські компанії змагаються за клієнтів та повністю змінюються зсередини? Читай наше інфографічне дослідження про цифрову трансформацію.

Довідник підготувала контент-маркетингова агенція Top Lead за підтримки генерального партнера DTEK, партнерів AEQUO, De Novo, Raiffeisen Bank Aval. Медіапартнери: Liga.net та BusinessViews. Експертний партнер: Digital Transformation Institute.