Правильная организация рабочих и производственных процессов в компании не менее важна для ее эффективности, чем развитая система продаж или вовлекающая маркетинговая стратегия. Чем четче организована работа и чем прозрачнее распределены обязанности, тем более продуктивной является компания.  Именно организованности, прозрачности и дисциплинированности не хватает и украинскому бизнесу, и украинской государственной системе в целом.

Одним из способов наладить ситуацию является японская философия организации труда Kaizen. В основе учения кайзен лежит концепция фокусировки на беспрерывном усовершенствовании процессов производства, оптимизации бизнес-процессов и подходов к менеджменту в течение всего периода существования компании. Потенциал применения этой концепции во всех сферах бизнеса и государственного управления безграничен.

К примеру, данная концепция уже активно применяется в Министерстве аграрной политики и продовольствия Украины. Ее приверженцем в частности является Владислава Рутицкая, заместитель министра аграрной политики и продовольствия Украины по вопросам европейской интеграции. Рассмотрим более детально принципы Kaizen и практику ее применения.

Составляющие философии Kaizen  

Оптимизация организационных процессов, совершенствование производства и продуктов/услуг компании согласно Kaizen происходит благодаря следующим шагам:

• Сокращение затрат. Затраты сокращаются за счет непрерывного повышения эффективности работы, сокращения затрат на производство и управление.
• Организация работы. Основная цель — достижение максимально возможного порядка на рабочем месте, что позволяет обеспечить оптимальную продуктивность и эффективность каждого отдельного сотрудника.
• Контроль качества. Контроль позволяет обеспечить высокое качество продукции и наиболее оптимальную производительность труда в рамках всей компании.
• Стандартизация. Дисциплина и непрерывное обучение сотрудников позволяет поддерживать высокий уровень эффективности производственных и организационных процессов, а также высокое качество производимых товаров и услуг.

Крайне важным элементом философии Kaizen также является постоянное участие абсолютно всех сотрудников компании в совершенствовании организационных процессов. Все, от рядовых служащих до высшего руководства и владельцев компании, в рамках своей компетенции должны вносить улучшения в производственные процессы и организацию труда. Поэтому еще одним значимым элементом философии является наличие системы мотивации, позволяющей устанавливать соответствующие цели и мотивировать сотрудников достигать их согласно принципам Kaizen.

Система 5S Kaizen

В основе Kaizen лежит ряд ключевых принципов, которые позволяют достигать целей организации, придерживаясь при этом определенных правил. Одними из важнейших являются правила организации рабочего пространства. Последователи Kaizen верят: то, как сотрудник организовывает свое рабочее место, отображает способ его мышления и, соответственно, влияет на эффективность его работы, качество принятых решений.

Всего в рамках Kaizen выделяют пять принципов системы организации рабочего пространства, более известных как 5 S:

• Sort (Сортировка) – предполагает исключение лишних элементов и процессов из рабочего пространства сотрудников.
• Set in order (Порядок) – определение четкого места для всех рабочих инструментов на рабочем месте сотрудника. При этом изменение расположения должно быть обусловлено исключительно целями улучшения определенных элементов производственного или управленческого процесса.
• Shine (Чистота) — рабочее место необходимо содержать в чистоте.
• Standardize (Стандартизация) — создание строгих правил организации рабочего пространства и рабочих процессов.
• Sustain (Соблюдение) — формирование привычки четкого соблюдения установленных правил.

Применение Kaizen на практике

Имплементация правил Kaizen содействует развитию производства, повышению продуктивности, четкостb организации рабочих процессов, а также  обеспечивает высокую динамику изменений в компании. Таким образом, функционирование компании по правилам Kaizen не возможно без:

• Развитой системы документирования всех рабочих процессов, предполагающей разработку и соблюдение инструкций, директив, сводов правил и других документов, призванных регламентировать системы производства и управления, а также взаимоотношения между сотрудниками.
• Внимательного отношения каждого сотрудника к организации рабочего пространства. Сотрудники успешной компании должны соблюдать правило "у всего есть свое место".
• Четкой системы распределения функций и компетенций. Каждый сотрудник должен иметь полное представление о том, где начинаются и где заканчиваются его обязанности и права.
• Понятных требований к сотрудникам и их продуктивности. Сотрудники должны понимать, что от них требуют и какой производительности ожидают.

Ярким примером адаптации правил Kaizen является подход к организации производства, в основе которого лежит цикл PDCA (также известный как принцип Деминга-Шухарта). Этот принцип, в частности, применяет в своей системе менеджмента японский автогигант Toyota Motor Corporation. Он предполагает систематическое, цикличное повторение определенных алгоритмов (планирование, действие, проверка, доработка), позволяющих сбалансировать высокое качество продукции и эффективное внедрение изменений.

 

Если вы не становитесь лучше с каждым днем, вы становитесь хуже — суть Kaizen в одной фразе. В бизнес-философии Kaizen стремление к совершенству рассматривается одновременно как бесконечный процесс и как основная цель развития производственных, организационных и управленческих процессов в компании.