Техника №1. Сокрытие фактов, или "До внедрения ERP у нас все работало отлично"

Специалисты по внедрению новой системы не просто ставят программку и уходят восвояси. До внедрения ERP обычно проводится исследование организации. И в ходе предпроектного изучения работы компании часто обнаруживается, что потратиться придется не только на ПО, но и на оптимизацию учета, ведения бюджета и 1000 других "мелочей". В итоге сумма на внедрение вырастает в разы.

Виноваты в этом не "корыстные внедренцы", а ваш собственный финансовый директор. Иначе почему посторонние, по сути, люди видят возможности для улучшения работы, а ответственный за эту сферу деятельности сотрудник годами убеждал вас в том, что компания работает идеально и процессы оптимизированы так, что конкурентам и не снилось?

Техника №2. Страшные сказки, рассказанные коллегам, или "Ужасные последствия ERP"

Если финансовому директору лень внедрять ERP-систему и переходить на непривычные программы, он постарается привлечь на свою сторону максимальное количество сотрудников. Пообщавшись с коллективом, вы можете услышать о многих мифах и суевериях. ERP-система, которую сотрудники еще в глаза не видели, предстанет какой-то монструозной программой, которую нормальному человеку освоить не под силу. Оснащена она обязательно будет неудобным интерфейсом, а вся работа бухгалтерии сведется к переносу данных из старой системы в новую.

Попробуйте выяснить, откуда персонал набрался таких сведений, если ни с одной из существующих ERP-систем раньше не сталкивался. Источником "информации" и распространителем легенд скорее всего окажется человек, который по личным причинам не заинтересован в автоматизации работы.

Техника №3. "Пусть ставят. Но работать это все равно не будет!"

Чтобы внедрить ERP-систему на адекватном уровне — и чтобы эта система приносила компании пользу — специалистам по внедрению нужно понимать задачи, которые ставит перед собой организация. Описание целей на уровне "нам нужна ERP для повышения стоимости бизнеса" практически гарантирует вам как владельцу компании лишние затраты. К тому же разряду бесполезных описаний относятся задачи "чтобы как у конкурентов" и "вы специалисты, вам виднее, что нам нужно от ERP".

Невнятная постановка задачи консультантам по внедрению — самый эффективный метод провалить процесс перехода компании на ERP-систему.

Техника №4. Экономия "на спичках"

"Быстро, дешево, качественно — выберите любые два". Формула работает для любого проекта, в том числе для внедрения ERP-системы. Финансовый директор может уговорить консультантов на выполнение заказа в три раза быстрее, чем указано в проекте, и за вдвое меньшую сумму. Проблема в том, что после такого внедрения вы получите дополнительный набор проблем совершенно бесплатно, бонусом. И не факт, что получите какие-либо выгоды.

Как любой процесс, внедрение ERP-системы требует времени и ресурсов. Чтобы уложиться в урезанный вами бюджет, компания-партнер вынуждена будет сократить период тестирования системы и обучения ваших сотрудников, и направить в вашу организацию наименее "дорогих" (читай "наименее квалифицированных") внедренцев.

Техника №5. Пересмотр тех.задания, или "Ой, мы хотим чуть-чуть добавить!"

ТЗ — это техническое задание, а не "точка зрения". И подписывается оно один раз, перед началом работ. Все, что вы вспомните "потом", после выполнения половины плановых работ, будет оплачиваться отдельно. Если вам кажется, что вы хотите "мелочь, которую можно за 2 минут добавить" — вам кажется. Ваша "мелкая задача" может потребовать переустановки всей системы с нуля. А "допиливание" в процессе вполне способно привести к сбоям в работе остальных функций ERP.

Такими "внеплановыми" правками можно легко сорвать переход к автоматизации бизнеса. Система в стадии вечной доработки так и не встретится с ползователями, и вообще, зачем вы ввязались в это дело, финансовый директор же вас предупреждал... Обратно, к Excel! А лучше сразу к деверянным счетам.

Техника №6. Ответственный за внедрение у нас есть. Только у него нет полномочий. И времени.

А у того, у кого есть полномочия, нет времени на согласование проекта с командой по внедрению. Идеальная схема саботажа: вроде бы все согласны заниматься проектом, просто руки не доходят. Финансовый директор не готов тратить треть рабочего времени на обсуждение проекта ERP, а его заместитель, на которого возложена ответственность за внедрение, не имеет права принимать решения без одобрения начальства, и к тому же не обладает нужными знаниями.

Внедрение ERP — такая же задача, как и все остальные. И не менее важная, чем выполнение текущих операций. Если вы действительно хотите автоматизировать бизнес — заранее позаботьтесь о том, чтобы ответственный за этот проект сотрудник был компетентен, доступен для переговоров и был наделен правом принимать организационные решения.

Техника №7. Бюджет составлен. И сверху не дам ни копейки!

Предсказать и предусмотреть абсолютно все невозможно. Поэтому в бюджете на внедрение ERP, как и в смете на выполнение любых других работ по автоматизации компании или разработке ПО, обычно предусматривается "резерв" на случай выявления дополнительных сложностей. Да, расход "резерва" и степень необходимости корректировок нужно обсуждать и одобрять в каждом конкретном случае. Но бюджет без учета возможных проблем — надежное средство (и орудие) саботажа.

Дополнительные расходы будут всегда. Консультанты по внедрению для того и нужны, чтобы обозначить возможный диапазон стоимости внедрения. Диапазон, а не раз и навсегда фиксированную цену. Просто позаботьтесь о том, чтобы узнать адекватную цифру заранее. Есть смысл потратить на 5% от суммы больше, чем выбросить на ветер 95% стоимости решения, так и не получив рабочую ERP-систему.

По материалам fd.ru