Как организовать работу удаленной команды и не застрелиться
Управлять удаленной командой так же просто, как и коллегами в соседней комнате. Мы собрали приложения, которые сохранят нервы и сделают жизнь делового человека лучше, а рабочий день - продуктивнее.
Если при мысли о работе "на удаленке" тебя бросает в дрожь — это нормально. Удобнее работать с людьми лично, а не общаться и делегировать задачи виртуально. Но в бизнесе нужно подстраиваться под ситуацию, и отношение к удалённой работе придётся изменить.
Упрости общение с командой благодаря корпоративным мессенджерам
Когда в чате участвует больше десяти человек, просто упустить важные детали. Хаос в переписке будет до тех пор, пока ты не перейдешь на мессенджер Slack.
Фишка Slack в том, что приложение поделено на несколько чатов, и каждый отвечает за конкретную тему. В одной переписке ты вместе с группой из нескольких сотрудников обговариваешь детали следующего проекта, а в другой всей командой обсуждаешь, где провести следующий корпоратив. Никакой неразберихи, все структурировано.
Еще одна ценность Slack — интеграция с другими приложениями. Загружай документы в чат сразу из своего Dropbox или Google Drive, а также следи за графиком работы прямо в переписке благодаря уведомлениям из Google Calendar.
Проводи видеоконференции вместо совещаний
Корпоративные мессенджеры хороши для быстрых решений, но обсудить план работы на месяц или проанализировать сделанное за неделю с их помощью не выйдет. Помогут видеоконференции.
Skype — самый очевидный сервис онлайн-встреч. Команде до 25 пользователей подойдёт бесплатная версия — это ограничение для одной трансляции. Средним и большим компаниям стоит сделать выбор в пользу Skype for Business. Эта версия платная — каждый пользователь "стоит" два доллара в месяц, зато ты сможешь подключить к видеоконференции до 250 участников.
Ещё один сервис — GoToMeeting. Его преимущество в высоком качестве картинки. Проводить трансляции можно с ПК или смартфона. Остальные пользователи присоединятся, перейдя по ссылке, которую ты отправишь смской или по email. Правда, GoToMeeting — один из самых дорогих подобных сервисов — возможность подключить к трансляции до 25 пользователей стоит 39 долларов в месяц.
Приложение Join.me обладает теми же функциями, что и GoToMeeting, единственный его минус — плохое качество картинки. Зато он бесплатный — по окончанию 14-дневного пробного периода ты просто перейдёшь на обычную, не урезанную в функциональности версию.
Распланируй задачи онлайн
Слаженно работать с удаленной командой помогает четкий график. Конечно, можешь расписать задачи каждому сотруднику в чате или рассказать о ближайших целях во время видеоконференции. Но это неэффективно. Подчиненным нужен инструмент, где они будут обсуждать задачи и видеть, как продвигается работа над проектом.
Для планирования и обсуждения подойдёт Trello. Сервис поделен на доски (обычно это "Сделать", "В процессе" и "Сделано"), в которых по приоритету расставлены карточки с задачами. Эти карточки можно форматировать — присваивать метки и ограничивать временными рамками, переносить в другие доски и комментировать. Trello также интегрирован с Dropbox и Google Drive, так что добавить файлы из этих сервисов не составит труда. Из-за упрощенного интерфейса у сервиса нет особо продвинутых функций. Если у тебя небольшая команда, которой просто нужно сделать работу в срок, то Trello — идеальное решение.
У планировщика задач Asana есть преимущества по сравнению с Trello. Так, во вкладке "Progress" ты наглядно увидишь, как продвигается работа команды, и узнаешь, на каких заданиях стоит сделать акцент. Общайся с коллегами в разделе "Conversations" — создавай посты и обсуждай детали в комментариях. Asana сохраняет файлы, загруженные в сервис, так что любой документ всегда будет рядом.
Работай над документами вместе с командой в режиме реального времени
Сервисы для совместной работы помогут команде добиться большей продуктивности при работе над документами.
Самые распространенные приложения — Apps for Work от Google и Office 365 от Microsoft. У них схожие функции — работа в текстовых документах, таблицах, презентациях сразу с несколькими людьми онлайн. Главные отличия — в цене и в платформе. Google Apps for Work больше подойдёт небольшим командам, которые хотят сэкономить — подписка как на десктопную, так и мобильную версию у сервиса Google стоит меньше, чем у конкурента. Выбирая один из этих сервисов, прежде всего руководствуйся тем, что тебе больше по душе — простые и минималистичные приложения от Google или же знакомые и привычные утилиты от Microsoft.
Отслеживай работу сотрудников на расстоянии
При работе с удаленной командой ты не зайдёшь в соседнюю комнату в офисе проверить, чем заняты сотрудники: делом или листают ленту в Instagram. Для этого существуют сервисы, которые помогут наблюдать за подчиненными.
Один из таких — приложение DeskTime. Оно показывает,кто из сотрудников вошёл в программу, следовательно, начал работать, а кто опоздал или вообще не "пришел". Выследишь коллегу, который смотрит гифки с котиками или переписывается в соцсетях, использует другие "непродуктивные" приложения, узнаешь, кто действительно работает. Приложение создаёт детальный отчет о том, сколько времени потребовалось команде, чтобы закончить проект, какой сотрудник самый эффективный, а какой — самый ленивый.
Еще один подобный сервис — приложение iDoneThis. Единственная его функция — отслеживать успехи сотрудника за день. Для этого iDoneThis отправляет ему на email письмо с одним вопросом: "что ты сделал сегодня?". Не нужно писать каждому в личку или созывать видеоконференцию в конце рабочего дня — отчет обо всех сотрудниках придёт в почтовый ящик руководителя.
Делись файлами с помощью облачных хранилищ
Облачные хранилища соберут все файлы команды вместе, и они не затеряются в переписке.
Сервис Dropbox — лаконичный и интуитивно понятный. Вначале у тебя всего 2 ГБ бесплатного пространства, но его легко увеличить до 21 гигабайта, подписавшись на социальные сети Dropbox и скачав другие программы компании. Также преимущество сервиса в том, что он интегрирован в почти все популярные приложения. Правда, у Dropbox есть и недостатки. Сервис обвиняли в недостаточной защищенности — чтобы не беспокоиться за безопасность файлов лучше использовать дополнительные утилиты.
Box, еще одно хранилище данных, позволяет не только хранить файлы в сети, но и редактировать их нескольким людям в режиме реального времени — так же, как и в вышеупомянутых Google Apps for Work и Microsoft Office 365. Плюс ко всему, это одно из самых безопасных онлайн-хранилищ. Ряд продвинутых настроек — детальный трекинг активности пользователя, возможность менять требования к паролям и многоуровневое шифрование — защитят файлы от утечки.
Менеджеры паролей сэкономят время и обезопасят аккаунты
Когда у компании набралось достаточно аккаунтов в различных сервисах, давать каждый раз пароли новым сотрудникам — проблематично и небезопасно. Чтобы решить этот вопрос, используй менеджер для паролей Meldium. Сервис выглядит как рабочий стол, где собраны все аккаунты компании. Пользователю нужно лишь выбрать один и кликнуть по нему — сотрудник сразу войдет в нужную программу без ввода пароля. Meldium поддерживает две тысячи сервисов, так что любые популярные приложения уже в списке.
Вот универсальный набор менеджера для управления удаленной командой
Четыре утилиты сохранят продуктивность любой команды, где бы не находились коллеги.
Заведи аккаунт на Dropbox и создай профиль в планировщике задач Trello. Ты уже зарегистрирован в Dropbox, поэтому можешь легко загружать туда файлы. Подключим две эти утилиты в Slack — получай теперь уведомления в чате о событиях в Trello и делись документами из Dropbox. Последний шаг — заведи аккаунт в Meldium, чтобы получить быстрый и безопасный доступ к упомянутым сервисам.