Секретами мастерства планирования поделился бизнес-лидер и сооснователь сервиса для планирования самостоятельных путешествий TripMyDream Андрей Буренок.

Оставляйте "окна" в плане на день

Чтобы упорядочить свое время, нужно планировать каждый день. Одни советуют начинать с этого утро, другие говорят, что план непременно нужно писать с вечера. Лучше слушать себя и делать так, как вам удобнее. Мне нравится писать план утром.

В плане на день важно оставить хотя бы три резервных "окна", которые позволят не выбиваться из графика, если что-то пойдет не так. Вы сможете внести в этот промежуток незапланированную встречу с партнером, срочное совещание с командой или просто использовать время для других задач.

На начало дня запланируйте самое важное и неприятное

Бизнес-тренер Трейси Брайан называет это "лягушкой на завтрак". Съешьте свою лягушку — и весь день будете спокойны.

Старайтесь максимально сконцентрироваться: отключите все уведомления, не распыляйтесь на почту или сообщения в мессенджере. А определить это самое важное дело поможет расстановка приоритетов в долгосрочном планировании.

Сортируйте дела по важности

Долгосрочное планирование предполагает постановку целей как минимум на год. По сути, все остальные планы — это путь к достижению цели на год, так что начинать лучше именно с большого плана. Долгосрочные цели обычно большие и труднодостижимые, но если разбить их на отдельные задачи, а потом разветвить на более мелкие подзадачи, вырисовывается подробный план на весь год. Из него вытекает план на квартал, на месяц и далее — на неделю и на день.

При формировании конкретных задач стоит каждый раз задавать себе вопрос: "Насколько это приближает меня к большой цели?". Ответ поможет понять, приоритетная это задача или нет. Дальше все просто: самые важные выполняем в первую очередь, менее важные втискиваем в оставшееся время, а наименее приоритетные выписываем в отдельный список и выполняем, когда освобождается время.

Контролируйте скрытые расходы

О неочевидных тратах легко забыть, пока не "прижмет". Есть инструменты, без которых компания не может функционировать, есть затраты на обслуживание офиса, расходники, канцелярия — десятки пунктов, которые формируют значительную статью расходов. Неважно, идет ли речь о станках для завода или об облачных хранилищах для контента— нужно позаботиться о том, чтобы рабочие процессы не останавливались.  

Сформулируйте подход к управлению проектами

Бизнесмен — в первую очередь лидер, а потом уже менеджер. Но в небольших командах часто лидеру приходится брать на себя и функции управленца, то есть планировать работу сотрудников.

Чтобы грамотно и с толком распределить человеческие ресурсы, выберите подходящую систему управления задачами. Маленьким командам с большим количеством задач стоит попробовать Scrum. При этой системе несколько проектов ведется одновременно, а не по очереди. То есть вам не нужно полностью утверждать результат, прежде чем вы сможете приступить к новой задаче. В таких условиях сотрудники не просиживают рабочее время, ожидая следующей команды, а используют окна, чтобы работать над другими проектами.

Еще советую внедрить CRM и договориться с сотрудниками, что все важные вопросы будут фиксироваться в обсуждении задач. Текущие незначительные обсуждения можно вынести в мессенджер. Чаты и личные беседы удобно вести, к примеру, в Slack, хотя можно использовать привычный Skype или даже Facebook Messenger.

Уделяйте время обучению и росту

Долгосрочное планирование предполагает рост компании, расширение штата, выход на новые рынки. Видя эти цели, вы можете на ранних этапах понять, каких сотрудников будет не хватать, какие навыки стоит развить в себе самом.

Каких-то специалистов придется приглашать извне, но есть и такие позиции, для которых можно научить сотрудников самостоятельно. В каждой команде есть люди, которые умеют что-то еще, помимо выполнения своих прямых обязанностей. Эти навыки можно и нужно развивать, чтобы потом сотрудник мог выполнять дополнительные задачи. Тем более, что для некоторых вопросов нанимать человека на fulltime нет смысла, а фрилансера или специалиста, работающего на условиях проектной занятости, нужно будет вводить в курс дела, тратя на это немало времени.

Планируйте отдых

Напоследок советую включить в свои планы еще и отдых. Даже если ваш вид деятельности позволяет получать яркие эмоции и впечатления, нужно иногда переключать сознание искусственно и давать мозгу передышки. Именно во время отдыха он генерирует самые крутые идеи.

Обязательно выделите время на семейный поход в любимое кафе, мероприятия с командой, поездку к морю или в горы — в общем, все, что вас перезагружает и заряжает энергией. В эти моменты советую полностью погружаться в отдых, в свои ощущения, чувствовать момент. И никаких гаджетов, их отсутствие — важный элемент расслабления.

Чтобы планирование было эффективным, подходите к нему как к интересному опыту. Не считайте написание плана и все соответствующие инструменты обязаловкой, сводом правил и заповедей, которые нельзя нарушать. Адаптируйте любые советы под себя, ищите комфортные способы достичь желаемого.